AIはすでに多くの業務に取り入れられていますが、資料作成の現場では「使い方が分からない」「どう組み合わせればいいか分からない」という声をよく聞きます。実際には、AIをうまく使えば業務の効率化や品質向上が可能ですが、正しい手順や意識がなければ使いこなせません。ここでは、AIを活用した資料作成の実際の手順と、実例を交えて説明します。
結構な資料はAIが「整理して」くれる
例えば、会社の年間報告書の資料集をまとめる際、社内にいる人たちは「この資料はどこにあるのか」「どの部分が最新か」を確認するのが煩雑です。AIに「過去の資料を整理して、最新版を提示してください」と尋ねると、過去のファイルを読み込み、重要部分を抽出してまとめてくれます。このように、AIは「整理」の役割を果たします。ただし、AIが整理した資料は「確認」が必要です。AIが誤って情報を混ぜたり、不正確な情報を載せたりする可能性があるため、人間のチェックが不可欠です。
AIで資料を作成する際の3つのステップ
- 目的を明確にする
資料を作成する目的を最初に整理しましょう。例えば、「今後の投資戦略の資料を作成する」、「過去の業績を振り返る資料を作成する」など。目的が明確にならないと、AIが正しい情報を抽出できず、無駄な作業に終わります。
- AIに尋ねるプロンプトを工夫する
AIに尋ねる言葉の言い回しによって、出力される内容が変わります。例えば、「今後の投資戦略の資料を作成してください」と尋ねるよりも、「過去3年間の業績データと今後の投資戦略を比較する資料を作成してください」と尋ねる方が、AIが正確な情報を抽出しやすくなります。
- AIの出力結果を検品する
AIが出力した資料は、必ず人間がチェックする必要があります。AIが誤って情報を混ぜたり、データを間違って表示したりすることがあるため、最終的な資料は人間が確認し、必要に応じて修正します。
実際に使ったプロンプトの例
AIを実際に使った際のプロンプトの例を紹介します。以下は、会社の過去3年間の業績データをもとに今後の投資戦略資料を作成する際のプロンプトです。
以下に過去3年間の業績データを示します。今後の投資戦略の資料を作成してください。特に、成長が見込まれる分野や、今後の投資方向性について詳しく述べてください。
2023年：売上高10億円、利益2億円
2024年：売上高12億円、利益2.5億円
2025年：売上高14億円、利益3億円 このプロンプトをAIに尋ねると、AIが過去のデータを分析し、今後の投資戦略についての推測を提示してくれます。ただし、AIが提示した内容は、必ず人間が確認します。
よくある誤解
AIは「資料作成のすべてを請け負う」わけではない
AIは資料作成の一部を手伝ってくれますが、すべての作業を請け負うことはありません。特に、重要な意思決定や、企業の戦略的な方向性については、人間が最終的な判断を下す必要があります。
AIは「情報の整理」に特化している
AIは情報を整理したり、データを分析したりする能力はありますが、創造的な発想や、企業のビジョンを表現する能力は限られています。そのため、AIの出力結果は「補助」にとどまり、最終的な資料は人間が編集する必要があります。
まとめ
- AIは資料作成の「整理」に特化しており、一部の作業を効率化してくれます
- AIに尋ねるプロンプトの言い回しを工夫することで、正しい情報を抽出しやすくなります
- AIが出力した資料は、必ず人間が確認し、修正します
よくある質問
Q: AIで資料を作成する際、どのくらいの時間かかりますか？
A: AIによる作成は、通常の資料作成に比べて時間が短縮されます。ただし、人間による確認や修正が必要ですので、全体的な作業時間は同じくらいか、それ以上かかる場合があります。
Q: AIは資料作成のすべてを請け負えますか？
A: AIは資料作成の一部を手伝うことができますが、重要な意思決定や企業のビジョンを表現する部分は、人間が行う必要があります。
Q: AIの出力結果を信用していいですか？
A: AIの出力結果は、必ず人間が確認し、必要に応じて修正する必要があります。AIの誤った情報や、不正確なデータは、そのままでは信用できません。
