AIの活用はビジネスの効率化につながりますが、取引先情報をAIに取り込むことには注意が必要です。契約書の内容や個人情報の取り扱いを確認し、適切な運用が求められます。今回は、AIに情報を入れる際のポイントを実務の例を交えて解説します。
1. 取引先情報をAIに取り込む際の契約確認が大事
例え話：銀行のATMは誰でも使えるが、秘密の情報は使えない
銀行のATMは誰でも利用できますが、銀行の内部情報や顧客の秘密の取引履歴は、ATMには表示されません。AIも同様で、契約書に記載されていない情報は利用する際には注意が必要です。
AIに情報を入れる際には、契約書で「どの種類の情報が利用可能か」が明記されているか確認しましょう。例えば、会社名や連絡先は問題ありませんが、個人の氏名や社員番号は個人情報として扱われるため、取り扱いに注意が必要です。
また、ある企業では契約書に「取引先のメールアドレスのみ利用可能」と明記されており、電話番号や住所は利用不可とされていました。このように、契約書の内容を正確に把握することが重要です。
2. AIに情報を入れる際のセキュリティ対策は必須
例え話：家のドアに鍵をかけないで留守中に外出する
家のドアに鍵をかけないで留守中に外出すると、誰でも中に入れてしまいます。AIに情報を入れる際も、セキュリティ対策を講じることで情報が漏洩するリスクを減らすことができます。
セキュリティ対策には、パスワードの設定やアクセス権の制限が有効です。また、AIの利用が終わったら情報の削除やアクセス権の解除も忘れずに。情報の取り扱いは、社内でルールを設けることでより安全に進められます。
3. AIが勝手に情報を取り扱うことはできない
例え話：自動販売機はお金を入れれば飲み物が出てくるが、勝手に飲み物を出すことはない
自動販売機はお金を入れれば飲み物が出てきますが、勝手に飲み物を出すことはありません。AIも同様で、情報を取り扱う際には利用者が意図した通りに動くよう設計されています。
ただし、AIは「指示に従う」だけのものです。誤った指示を出すと、意図しない結果になることもあるため、AIの利用は「指示を正しく出す」ことが重要です。AIは人間の指示に従うので、指示が明確であれば、適切な結果を得られます。
よくある誤解
AIは「人間の代わりに判断してくれる」
この誤解は、AIが人間の代わりに判断をすると思っている人が多いです。しかし、AIは「人間の指示に従う」だけのものです。例えば、AIに「契約書の内容を要約して」と指示すれば、AIは指示に従って要約しますが、その要約内容が正しいかどうかは人間の判断が必要です。
AIは「すべての情報が正確に取り扱える」
AIはすべての情報が正確に取り扱えるわけではありません。AIは学習データに基づいて判断しますが、そのデータが偏っていたり、不正確だったりすると、誤った結果が出ることもあります。そのため、AIの結果は「人間の確認」が必要です。
AIは「誰でも簡単に使える」
AIは誰でも簡単に使えるわけではありません。AIを活用するには、基本的な操作方法や情報の取り扱いについて理解しておく必要があります。また、情報の安全性を確保するためには、社内ルールやセキュリティ対策を講じる必要があります。
まとめ
- 契約書に記載されていない情報はAIに取り込まない
- セキュリティ対策を講じて情報漏洩を防ぐ
- AIは人間の指示に従うものであり、判断は人間が行う必要がある
よくある質問
Q1. AIに取引先情報を入れても大丈夫ですか？
A1. AIに情報を入れる際は、契約書に記載されている情報の範囲を確認し、個人情報や機密情報は入れないよう注意してください。また、セキュリティ対策も講じましょう。
Q2. AIに情報を取り扱ってもらう際、どのようなルールが必要ですか？
A2. AIに情報を取り扱ってもらう際には、社内でルールを設け、情報の取り扱いを明確にしておくことが重要です。また、情報の取り扱いについての教育も行うと良いでしょう。
Q3. AIはすべての情報を取り扱えるのでしょうか？
A3. AIはすべての情報を取り扱えるわけではありません。AIは学習データに基づいて判断しますが、そのデータが偏っていたり、不正確だったりすると、誤った結果が出ることがあります。そのため、AIの結果は人間の確認が必要です。
