AIを活用すれば、業務改善計画書の作成時間を大幅に短縮できる。この記事では、非エンジニアでもすぐに試せる方法を紹介する。具体的な手順やプロンプト例も併せて掲載する。
企業が業務改善に取り組む際、改善計画書の作成は避けて通れない作業だが、それ自体に時間がかかることも少なくない。AIを活用すれば、従来3〜4時間かかっていた作業を1時間以内で終わらせることも可能になる。ただし、AIが作成する内容をただ受け入れるのではなく、最終的に人間が吟味・調整するというプロセスが不可欠である。
作業フローの整理から始める
AIに計画書を書かせるには、まず「何を改善するのか」「誰が対象なのか」「どのくらいの期間で実施するのか」といった基本的な情報を明確にしなければならない。これらを「プロンプト」としてAIに与えることで、計画書の内容を正確に反映できる。
例えば、ある事務職が「メール対応の効率化を1ヶ月で実現したい」という目標を立てたとする。この場合、AIに以下のようなプロンプトを入力する。
「メール対応の効率化を1ヶ月で実現する改善計画書を作成して。対象は事務職。改善項目には、受信メールの分類方法、自動返信の導入、優先順位の設定を含めてほしい。」このプロンプトを入力すると、AIは計画書に「現状分析」「目標」「改善策」「実施スケジュール」「関係者」「効果の測定方法」などの項目を網羅した構成書を作成してくれる。このように、AIは提示された情報をもとに構造化した文書を生成するため、事前に整理された情報が必要になる。
手順の再現性を重視する
改善計画書の作成に限らず、AIを活用する際には手順の再現性が非常に重要だ。たとえば、毎月の進捗報告書を毎回同じ形式で作成したい場合、一度AIに設定を教えたプロンプトを保存して再利用するといい。以下に保存用のプロンプト例を示す。
「毎月の進捗報告書を、500字以内で作成して。対象は営業職。内容には、月の目標達成率、主な成果、問題点、改善点を含めてほしい。」このように、一度作成したプロンプトをテンプレートとして保管することで、毎回同じ形式で文書を生成できる。これにより、業務改善における一貫性と効率が保たれ、時間短縮にもつながる。
よくある誤解
AIを使って業務改善計画書を作成する際に、よくある誤解は「AIがすべてを完璧にやってくれる」と思い込むことだ。しかし、AIは提示された情報を基に文書を生成するだけで、最終的には人間が内容を確認し、修正や調整をする必要がある。たとえば、AIが想定していない課題や業務の細かいニュアンスは、人間が見逃してしまうこともある。
また、AIによって計画書の質が一貫して高まることを期待する人もいるが、提示する情報の質や明確さによって結果は大きく変わる。たとえば「改善したい」とだけ提示しても、AIは漠然とした計画書しか出力しない。一方で、「改善の目的」「実現可能な範囲」「期間」「担当者」など具体的な情報を与えることで、より実用的な計画書が作成できる。
まとめ
- 手順を明確に提示すれば、AIは業務改善計画書を自動で作成できる。
- AIの出力を人間が確認・調整するプロセスを忘れないでほしい。
- 一度設定したプロンプトを保存・再利用することで、業務の効率化が可能になる。
よくある質問
Q1: AIで業務改善計画書を作成する場合、どのくらいの時間がかかるの？
A1: 事前に提示する情報の明確さや計画書の詳細度にもよるが、平均して10〜30分程度で基本的な構成書を作成できる。その後、人間による調整に10分程度を要する。
Q2: 他社の計画書を参考にしたいんだけど、AIにそれも教えることができる？
A2: 他社の計画書を要約してAIに提供すれば、独自の計画書に反映させることは可能。ただし、著作権に配慮し、他社の文章をそのまま使うのはNG。要約は自分の言葉で行うのが望ましい。
Q3: AIに作成させた計画書を、上司や関係者に提示しても問題ないの？
A3: AIの出力内容を人間が確認・調整してから提示すれば問題ない。誤記や不正確な情報が含まれていないかをチェックするのは、最終的な責任がある人間の役割となる。
