AIを使って実務資料を整理する際には、いくつかの基本的なチェックポイントがあります。今回はそのポイントを分かりやすく紹介します。まずは、AIがうまく機能するための前提条件を確認し、次に具体的な活用例をご紹介します。
AIが正確に資料を整理できる条件
AIは人間の指示に従って資料を整理しますが、指示が曖昧だと結果も曖昧になります。例えば、ある企業の営業担当者が過去の顧客資料を整理するためにAIを使いました。彼は「顧客の名前、連絡先、商談履歴を抽出してください」と指示したところ、AIが「商談履歴」を抽出できなかったという問題が発生しました。その理由は、「商談履歴」という言葉が資料に使われていないからです。このように、AIは指示の内容を正確に理解し、対応できるだけの情報が資料に含まれている必要があります。
この例から分かるように、AIが資料を整理するには、「何を抽出したいのか」、「資料の構成や用語はどのようなものか」が明確であることが大事です。
AIが誤解を起こさないための「言葉の使い方」
AIは人間の言葉を「パターン」で理解します。そのため、指示の言葉が曖昧だと、AIは予想外の結果を出します。たとえば、「重要な情報だけを抜き出してください」と指示した場合、AIは「重要な情報」の定義が不明瞭であるため、どれが重要か判断できない可能性があります。
このため、指示は具体的にしましょう。例えば、「この資料から、顧客名、担当者名、商談日、商談内容の4つの項目を抽出してください」というように、項目名を明記しておくと、AIが正確に整理してくれます。
AIの出力結果を確認する習慣
AIを使って資料を整理した後は、必ず出力結果を確認しましょう。例えば、ある企業の秘書がAIを使って社内資料の要約を作成しました。その要約は「内容が正確である」と感じたため、そのまま上司に提出しました。しかし、後日その資料を確認した上司が、「要約に含まれていた情報が誤っている」と指摘しました。
このように、AIの出力は完全に信頼できるわけではありません。そのため、AIを使って整理・要約・抽出した内容は、必ず人間が確認し、必要に応じて修正を行うことが重要です。
他の企業のやり方を参考にできるか？
他社のやり方を参考にすることは、AI活用の一つの方法です。ただし、そのやり方を「まるまる写す」ことは避けてください。例えば、あるコンサルティング会社がAIを使って資料を整理する手順を公開しています。その手順は、「まず資料を読み、次に重要な項目をリストアップし、その項目に基づいてAIに指示を与える」という流れです。
この手順を参考にした企業は、自社の資料に合わせて「重要な項目のリスト」を作成し、それを使ってAIに指示を与えました。結果として、AIの出力がより正確になりました。
このように、他社のやり方は参考にできるものですが、必ず自社の状況に合わせて調整することが必要です。
よくある誤解
AIは万能ではないという点に注意しましょう。誤解されているのは、「AIを使って資料を整理すれば、一切の手間がいらない」という考え方です。実際には、AIの出力結果を確認し、必要に応じて修正する作業が必要です。また、AIに指示する際の言葉の使い方や、資料の構成によっては、AIの出力が予想外になることもあります。
まとめ
- AIが正確に資料を整理できるのは、指示が明確で資料の構成が整っている場合
- AIの指示は具体的にし、「何を抽出するか」を明記する
- AIの出力結果は必ず人間が確認し、必要に応じて修正する
- 他社のやり方を参考にすることは有効だが、自社の状況に合わせて調整が必要
よくある質問
Q1: AIで資料を整理する際、どのプロンプトがおすすめですか？
A: おすすめのプロンプト例は「この資料から、[項目名1]、[項目名2]、[項目名3]の3つの項目を抽出してください」という形です。具体的な項目名を指定することで、AIが正確に整理できます。
Q2: AIが誤った情報を出力した場合、どうしたらいいですか？
A: その場合、AIの出力結果を確認し、誤った情報を修正してください。修正した内容を再度AIに指示し直すこともできます。
Q3: AIを使って資料を整理するには、専門的な知識が必要ですか？
A: 必要ありません。AIは「指示」に従って作業を行うため、基本的な指示さえ出せれば、誰でも利用できます。
