AIで計画資料を作るには「構成とタスクの明確化」が鍵
計画資料を作成する際には、まず「何を作成するのか」「誰が使うのか」「何を伝えたいのか」を明確にすることが大切です。AIは指示を受けて作業しますが、指示が曖昧だと出力も曖昧になります。例えば、ある営業部の担当者が新規顧客獲得戦略をAIに依頼した際、以下のようなプロンプトで資料を作成しました。
営業戦略書の作成を依頼します。対象は中小企業の製造業です。目的は新規顧客獲得、戦略の期間は2026年8月から2027年3月まで。以下のような構成で作成してください。
1. 市場概況（業界規模・競合状況）
2. 目標設定（顧客数・売上目標）
3. 顧客像（業種・規模・ニーズ）
4. 推進戦略（営業活動・PR活動・オンライン広告）
5. 管理体制（担当者・進捗確認の仕組み）
※出力は日本語で、数値は公式サイトで確認してください。このように具体的な指示を出すことで、AIは適切な内容を生成してくれます。また、AIが作成した初稿は、人間が読みやすく理解できるよう、説明を加えることで品質が向上します。
登録作業もAIで効率化。データの整理は「テンプレート化」が効果的
日々の業務で行う登録作業は、手間がかかるだけでなく、ミスのリスクも高まります。AIを活用することで、登録作業を自動化し、人間の負担を減らすことが可能です。例えば、顧客情報の登録をAIに依頼した際、以下のようなプロンプトで作業を進めました。
顧客登録用のテンプレートを作成してください。以下の項目を含めてください。
- 会社名
- 代表者名
- 郵便番号
- 住所
- 電話番号
- FAX番号
- メールアドレス
- 経営者情報（業種・設立年月・従業員数）
- 顧客のニーズ（例：製品の導入・サービスの利用など）
※出力は日本語で、数値は公式サイトで確認してください。このテンプレートをExcelやGoogleスプレッドシートに導入することで、登録作業を素早く進められます。また、AIは一度作成したテンプレートを保存しておくことで、繰り返しの作業も効率化されます。
資料作成の自動化は「情報収集と整理」をサポート
資料を作成する際には、大量の情報を収集し、整理する作業が伴います。AIはこの作業を支援し、情報を即座に抽出・整理してくれます。例えば、あるプロジェクトの資料作成にあたり、以下のようなプロンプトでAIを利用しました。
以下のURLから情報を収集し、プロジェクト概要書を作成してください。
- URL1: https://example.com/project1
- URL2: https://example.com/project2
作成内容は以下の通りです。
1. プロジェクト名
2. 実施期間
3. 目的
4. 主な実施内容
5. 予算規模
6. 実施体制
※出力は日本語で、数値は公式サイトで確認してください。このように、外部からの情報もAIに任せることで、資料作成の時間を大幅に短縮できます。ただし、情報の信頼性を確保するため、AIが収集した情報は必ず確認する必要があります。
よくある誤解
AIは「万能のツール」ではありません。AIが作成した資料は、必ず人間の確認と編集が必要です。また、AIは人間の判断や経験を反映できないため、最終的な判断は人間が行う必要があります。また、AIは特定の製品やサービスの性能や料金を正確に知ることはできません。そのため、公式サイトで確認することを忘れないようにしましょう。
まとめ
- AIは作業効率を高めるツールとして活用できるが、最終的な確認と編集は人間が行う必要がある
- 計画資料や登録作業は「構成とタスクの明確化」でAIを有効に活用できる
- AIは情報収集をサポートし、資料作成を効率化してくれるが、信頼性を確保するためには人間の確認が必要
よくある質問
Q1: AIで作成した資料は、社内で共有しても問題ないですか？
A: AIで作成した資料は、必ず人間の承認を経てから社内で共有する必要があります。AIの出力は信頼性が低い場合があるため、最終的な確認を忘れないようにしましょう。
Q2: AIは特定の製品の性能や料金を正確に知っていますか？
A: AIは特定の製品の性能や料金を正確に知ることはできません。公式サイトで確認することをおすすめします。
Q3: AIの利用は業務の負担を減らすだけですか？
A: AIは業務の負担を減らすだけでなく、作業の質を高める可能性があります。ただし、AIの出力を活用するためには、適切な指示と編集が不可欠です。
