受給計画書は、公共の事業や補助金申請などで必要となる重要な書類です。AIを活用することで、作成にかかる時間と手間を大幅に削減できます。ここでは、AIをビジネスパーソンが実際に使えるようにするための実務のポイントや、実例を交えて説明します。
記事の作成プロンプトをAIに提示する例
受給計画書の作成には、事業内容や目的、予算、実施期間などの情報が必要です。AIに正確な書類を作成してもらうためには、これらの情報を整理してプロンプトに書く必要があります。例えば、以下のようになります。
「以下をもとに受給計画書を作成してください。
事業名：地域再生プロジェクト
目的：地域の空き家をリノベーションし、住民の交流を促進する
予算：3,000万円
実施期間：2026年4月〜2027年3月
実施場所：東京都渋谷区
主な活動内容：
1. 空き家の所有者を訪問し、現状を把握する
2. 住民とのワークショップを開催する
3. リノベーション工事を実施する
4. 結果の発表と報告を行う
※公式サイトで確認してください。」このプロンプトをAIに提示することで、文章のベースが出来上がります。AIは、この情報に基づいて、必要書類のフォーマットに合わせた文章を作成してくれます。
AIが作成した文書を人間が確認・修正する
AIが作成した文書は、必ず人間の確認が必要です。AIは正確な情報を元に作成しますが、文章の流れや適切な表現には限界があります。例えば、「空き家の調査と現状把握」は、より具体的に「空き家の所有者を訪問し、現状を把握する」といった表現に変えると、文書の読みやすさが向上します。
また、AIが作成した文書には、情報が不足している場合があります。例えば、「事業名」や「実施期間」が抜けている場合があります。こうした情報は、必ず人間が確認し、必要な部分を補完する必要があります。
文書のフォーマットに合わせる
受給計画書のフォーマットは、申請する機関によって異なります。事前に申請先のフォーマットを確認し、AIにそのフォーマットに合わせて書くよう指示することが重要です。例えば、申請先が「事業計画書」というフォーマットを使っている場合、AIに「このフォーマットに合わせて作成してください」と伝えると、適切な文章が作成されます。
情報の正確さを確認する
AIが作成した文書には、情報の正確さが重要です。特に、予算や実施期間、実施場所などの数値や場所は、申請先の基準に合っている必要があります。AIは、これらの情報を元に作成しますが、情報が間違っている場合があります。そのため、AIが作成した文書は、必ず人間が確認し、必要に応じて修正する必要があります。
よくある誤解
AIは、文書を正確に作成してくれるが、表現は人間より劣る
この誤解は、AIの能力を過小評価する原因になります。AIは、情報を元に正確な文章を作成できますが、表現や文章の流れには限界があります。そのため、AIが作成した文書は、必ず人間が確認し、必要な部分を修正する必要があります。
AIは、文書の作成に特化したツールだが、人間の知恵が必要
この誤解は、AIの能力を過大評価する原因になります。AIは、文書の作成に特化したツールですが、人間の知恵が必要な場面もあります。例えば、申請先の基準や、文書のフォーマットなどは、人間の知識が不可欠です。
AIは、すべての情報が正確だから、人間の確認は不要
この誤解は、AIの能力を過大評価する原因になります。AIは、正確な情報を元に作成しますが、情報が間違っている場合があります。そのため、AIが作成した文書は、必ず人間が確認し、必要に応じて修正する必要があります。
まとめ
- AIを活用して受給計画書を作成する際には、プロンプトに必要な情報を整理し、AIに正確な指示を出すこと
- AIが作成した文書は、必ず人間が確認し、必要に応じて修正すること
- 申請先のフォーマットに合わせて、AIに指示を出すことで、適切な文章を作成できる
よくある質問
Q: AIで作成した文書は、申請に使えるのか？
A: はい。ただし、AIが作成した文書は、必ず人間が確認し、必要に応じて修正する必要があります。
Q: AIが作成した文書に、情報が不足している場合どうすればいい？
A: AIが作成した文書は、必ず人間が確認し、必要な情報を補完する必要があります。
Q: AIは、すべての情報が正確だから、人間の確認は不要なのか？
A: いいえ。AIは、正確な情報を元に作成しますが、情報が間違っている場合があります。そのため、AIが作成した文書は、必ず人間が確認し、必要に応じて修正する必要があります。
