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AIを活用すれば、開示書や計画書といった業務文書の作成を効率化でき、業務に集中できるようになります。特に、マークダウンを活用することで、AIへの指示が明確になり、誤解が減ります。この記事では、AIによる文書作成の実践的な使い方と、失敗しやすいポイントを具体的に紹介します。
AIに文書を作成させる際には、「何を」「どのように」作ってほしいのかを明確にする必要があります。たとえば、開示書の場合、対象となる事業の概要や開示する情報の範囲、利用目的などを整理し、プロンプトに具体的に盛り込むことで、AIはより的確な文書を生成できます。明確な指示がないと、AIは推測して作るため、意図に沿わない内容になりがちです。
開発者の深津貴之氏は、コーディングエージェントが失敗する主な原因は「利用者の指示が曖昧」であると指摘しています（出典：X/深津貴之）。これは文書作成においても同様で、曖昧な指示ではAIが正しい出力を返せません。たとえば、AIに「計画書を作成してください」とだけ指示しても、どの程度の内容の書類が必要かわかりません。逆に、以下のように具体的に指示を与えると、AIの出力も正確になります。
- 作成目的：新規事業の説明資料として
- 対象者：役員・投資家
- 構成：事業概要 → 市場分析 → 立案理由 → 今後のスケジュール
- 文体：丁寧なビジネス文書（ですます調）
- 言語：日本語このようなプロンプトを用意してAIに提示することで、期待通りの文書を作成できます。さらに、文書の構成要素をマークダウン形式で提示すると、AIは構造も理解しやすくなります。日経クロステックは、マークダウンとAIの相性の良さを紹介しており（出典：日経クロステック）、たとえば以下のように構造を示すことで、AIが文書の全体構成を把握できます。
# 新規事業開発計画書
## 1. 事業概要
- 事業名
- 開発期間
- 事業の目的
## 2. 市場分析
- 市場規模
- 競合分析
- ユーザー像
## 3. 立案理由
- なぜ今この事業か
- 差別化ポイント
## 4. 今後のスケジュール
- 予定進捗
- リスクと対応策このように構造を示すことで、AIは文書がどの部分でどう構成されているのかを理解し、より高品質な出力を返すことができます。また、文書作成の後には必ず「検品」を行う習慣をつけましょう。AIが生成した文書は、人間が最終確認し、不整合や誤解を修正することが重要です。
よくある誤解として、「AIに任せれば文書が完璧になる」と考えがちですが、実際にはAIは指示された範囲内でしか作成できません。たとえば、AIに「市場規模」を提示する際、具体的なデータがないと、AIは適当な数値を出力するかもしれません。しかし、それは「推測」であり、正確性を保証するものではありません。Zenn AIの記事にもあるように（出典：Zenn AI）、AIに依存するのではなく、仕様書やプロンプトといった「指示」がしっかりしていれば、AIは強力なサポートツールになります。
- 公式データや過去の文書を元に、AIに作成させるときは必ず出典を確認
- AIが出力した内容は「推測」であり、事実確認が必要
- プロンプトが曖昧だと、AIの出力も曖昧になる
まとめると、AIによる開示書や計画書の作成で重要なのは「具体的な指示」です。文書の構成や内容、対象者、文体など、すべてを明確に伝えることで、AIは正確な文書を生成できます。また、マークダウンを活用すると、構造を明確に示すことができ、AIの理解が深まります。さらに、AIの出力は最終的に人間が確認する必要があるため、プロセスの中に「検品」を組み込むことが不可欠です。
よくある質問
Q: AIは専門知識がないと使えない？
A: いえ、AIは専門知識がなくても使いこなせます。ただし、自分が何を伝えたいかを明確に伝えることが大切です。たとえば「市場分析」という言葉を使いながら、AIに何を盛り込むかを具体的に指示しないと、AIは適当な内容を出力する可能性があります。
Q: AIに書類を書かせるとき、どの程度まで指示を出せばいいの？
A: ある程度の自由度は必要ですが、文書の構成や内容の方向性は明確に伝えると、AIの出力も正確になります。たとえば「市場規模の数値は提示しない」といった指示を加えることで、AIは推測を減らし、正確な文書を作成できます。
Q: AIの出力が間違っていたとき、どうすればいい？
A: AIの出力は「推測」であるため、必ず人間が最終確認する必要があります。間違っていた場合は、その原因を分析し、プロンプトを改善することで、次回以降のAIの出力を精度高くすることができます。
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