AIは企画書や会議メモを自動生成できるようになったが、それぞれのフォーマットが違うと、読みづらく業務効率が下がる。でも、AIをうまく使いこなすことで、同じテンプレートでまとめて共有できるようになる。その方法を紹介する。
組織のマニュアルに合わせたテンプレートで統一
AIはさまざまなフォーマットで文章を出力するが、企業のマニュアルに合わせたテンプレートを設定すれば、出力が一貫する。例えば、社内では「目的」「概要」「スケジュール」「リスク」「責任者」の項目を決めてあるなら、AIにその項目を指定すれば、同じ順番で出力できる。
次のフォーマットに合わせて企画書を作成してください。
- 目的
- 概要
- スケジュール
- リスク
- 責任者このようにプロンプトを設定することで、AIが自動で項目を並べてくれる。これにより、社内での共有がスムーズになり、誤解が減る。
会議メモも同じ形式でまとめよう
会議では議事録を取るが、AIに「議事録」の形式を指定すれば、同じフォーマットで出力できる。例えば、以下のように指定すると、会議の内容を整理しやすくなる。
次のフォーマットに合わせて議事録を作成してください。
- 日時
- 会議名
- 参加者
- 議題
- まとめ
- 次回日程このようにして出力すれば、後で確認する際にも混乱が減る。
AIは「形式統一」の意識を欠くことがある
AIは形式を意識しない傾向がある。例えば、社内では「目的」欄に1行で書くが、AIは長文を出力してしまうこともある。その場合、手動で整理する必要がある。また、AIは会議の議事録を「参加者」欄にフルネームを書かせることがあり、社内では「所属部署」を記載する場合もある。こうした細かい点をAIに伝えることが重要だ。
まとめ
- AIにフォーマットを指定すれば、企画書や会議メモを形式統一して出力できる
- タイトルや項目名を明確にすることで、社内での共有がスムーズになる
- AIは形式を意識しない場合があるため、手動で調整する必要がある
よくある質問
Q: AIがフォーマットを守らないときはどうすればいい？
A: プロンプトにフォーマットを明確に指定し、必要なら手動で整理する。例えば、「目的」欄は1行で書くように指示する。
Q: AIの出力が読みづらいときはどうすればいい？
A: AIに「読者向けに分かりやすく整理して」と指示する。また、社内フォーマットを明確にすることで、読みやすくなる。
Q: AIにフォーマットを指定しても、出力が変わる？
A: 一部のAIでは出力が変わる可能性がある。そのため、社内ルールを明確にし、定期的にAIの出力をチェックする習慣をつけよう。
