企画書を読むと、情報が多すぎて要点が見つからないことがあります。実は、企画書の要約を習得すれば、会議要旨の作成もスムーズになります。この記事では、具体的な構成手法を紹介します。
企画書の要約を構成する3つのステップ
ステップ1：企画書全体を一度読み通す
企画書は、冒頭に概要、中盤に詳細な計画、末尾に結論や今後の展望が書かれていることが多いです。まずは全体を一度読み、目的や主な内容を把握しましょう。このとき、不要な詳細な数字や専門用語にとらわれず、テーマや狙いだけを意識してください。
ステップ2：3つのポイントを抽出する
要約のコツは、「3つのポイント」をまとめることが重要です。これは、企画書が伝えたい「何」を簡潔に示すものです。
- 目的：この企画書は、何のために書かれたのか？
- 方法：どのように実現しようとしているのか？
- 期待効果：成功すれば、どんなメリットがあるのか？
ステップ3：言葉を簡潔に言い換える
抽出したポイントを、自分の言葉で簡潔に言い換えましょう。専門用語は、読者にわかりやすく言い直すことで、理解を深めることができます。
例え話：企画書から要約を作る
ある会社が、新規事業の企画書を書きました。その中に「今後の市場拡大に向けた戦略」が書かれています。要約を作るとき、この企画書の内容を3つのポイントに絞って、次のようにまとめることができます。
- 目的：新規市場への進出を通じて売上を増やす
- 方法：地域ごとのニーズに応じた商品開発と販売戦略
- 期待効果：2年以内に新規市場で売上を20％増やす
この要約をもとに、会議要旨を作成するときも、この3つのポイントを基に構成することが可能です。
会議要旨への活用例
企画書の要約ができたあとは、それを会議要旨に活かすことができます。会議要旨の作成にあたっては、要約のポイントを以下の3段階に分けて整理すると、わかりやすくなります。
- 要約内容の再確認：企画書の要点を再確認し、誤解のないように整理
- 会議の目的を明確化：この会議で何を決めたいのかを明記
- 結論と次のステップ：会議で合意された内容と、今後の行動計画を示す
よくある誤解
企画書の要約は、「ただのまとめ」ではなく、企画書の本質を示す「抽象化」です。誤解しやすいのは、「要約の内容をそのまま使う」という点です。要約は、企画書の内容を再構成したものです。そのため、読者の理解が深まるように、言葉の使い方を工夫する必要があります。
まとめ
- 企画書の要約は、3つのポイント（目的・方法・期待効果）を抽出する
- 要約の内容は、会議要旨の作成にも活用できる
- 要約は企画書の本質を示すものなので、言葉の使い方に注意が必要
よくある質問
Q1: 要約を書くときに、どのくらいの長さが適切ですか？
A: 企画書の要約は、1〜2段落で十分です。目的・方法・期待効果の3つのポイントを簡潔にまとめることを心がけましょう。
Q2: 企画書の要約を書くとき、専門用語をどのように扱えばよいですか？
A: 専門用語は、読者が理解できるように言い直してください。例えば「ROI（投資対効果）」は「投資したお金に対してどれくらいの利益が出るか」など、わかりやすい言葉に言い換えましょう。
Q3: 会議要旨に要約を使うときのポイントは？
A: 会議要旨では、要約の内容をもとに、会議の目的や結論、次のステップを明確に示すことが大切です。目的と結論の関係性を強調し、読者が理解しやすいように構成しましょう。
企画書を読む → 3つのポイントを抽出 → 言葉を簡潔に言い換える1. 目的: 何のために会議を開いたか
2. 内容: 企画書の要点（要約した内容）
3. 結論: 会議で合意された内容
4. 次のステップ: 今後の具体的な行動以下は、企画書の要約を作成する際のプロンプト例です。AIに要約を依頼する際に活用してください。
以下の企画書の要約を作成してください。要約は3つのポイント（目的・方法・期待効果）に絞って、簡潔にまとめること。専門用語は読者にわかりやすく言い直してください。
