AIを活用した契約管理の現場では、最初に「何を管理するのか」「どう管理するのか」を明確にすることが大切です。AIは手間を省く道具ですが、使い方によっては逆に業務が複雑になることもあるため、正しい手順を守ることが重要です。ここでは、実際の現場で使える方法を紹介します。
要件設定で「何をAIに任せたいか」を整理する
契約管理をAIで行う際には、まず「AIが担当すべき業務」を明確にすることが不可欠です。例えば、契約書の文章をチェックする、条項の内容を整理する、期限を確認するなど、人間が毎回確認する作業をAIに任せることで、業務効率を大きく向上させられます。
具体的な例として、ある企業では契約書の「支払い条件」をAIで検証するという取り組みを行いました。AIは「支払い期限」「金額」「支払い方法」を抽出し、それらが正しいかをチェックします。こうした作業は人間が行うと時間がかかるため、AIを活用することで業務の正確性とスピードが向上しました。
テキスト検証で「文章の質」をAIでチェックする
契約書の文章は、誤った表現や曖昧な記述によってトラブルの原因になることがあります。AIは文章の質をチェックし、誤った表現や曖昧な記述を指摘してくれます。たとえば、「迅速に対応する」といった曖昧な表現は、AIが「具体的な期限を記載する」などと改善を提案してくれる場合があります。
実際の現場では、AIを活用して契約書の文章を検証するプロンプトはこう設定されます。
契約書の文章をチェックし、以下の点を確認してください。
1. 誤字・脱字の有無
2. 曖昧な表現（例：迅速・丁寧）の有無
3. 条款の抜け漏れ
4. 期限や金額などの数値の正確性このプロンプトをAIに送ると、文章の質を改善するための改善点が提示されます。AIが提案した改善点をもとに、契約書の文章を整理することで、契約のリスクを減らすことができます。
スケジュール構築で「AIができない部分」を人間で担当する
AIは効率的な作業をサポートしますが、最終的な判断や意思決定は人間が行う必要があります。たとえば、契約書の締結を検討する際には、AIが条件を整理する一方で、担当者自身がリスクの評価や合意形成を行う必要があります。
ある企業では、AIで契約書の条件を整理し、担当者が最終的な確認を行うというプロセスを導入しました。AIが提示した条項をもとに、担当者が契約の妥当性を判断することで、業務の正確性と信頼性が向上しました。
よくある誤解
AIがすべての契約管理を自動化できる
AIは非常に強力ですが、すべての業務を自動化することはできません。特に、法律の解釈や契約の背景にある関係性は、人間の判断が必要です。AIは補助的なツールであり、最終的な決定は人間が行う必要があります。
AIが「正しい」文章を自動生成できる
AIは文章の質を改善するツールですが、「正しい」文章とは主観的なものであり、AIが常に正しい判断を下すことはできません。そのため、AIの提案をもとに人間が最終的な確認を行う必要があります。
まとめ
- AIを活用する際には、最初に「何をAIに任せたいか」を明確に設定する
- テキスト検証では、AIのプロンプトを工夫し、文章の質を改善する
- スケジュール構築では、AIができない部分を人間が担当し、業務の信頼性を確保する
よくある質問
Q: AIを活用する際には、契約書の全文をAIに送る必要がありますか？
A: いいえ。AIは特定の項目（例：支払い条件、期限）を抽出・チェックするためのツールです。必要に応じて、一部の条項だけをAIに送ることも可能です。
Q: AIが提示した改善点は、必ず正しいのでしょうか？
A: いいえ。AIは学習データに基づいた推奨を行います。そのため、提案された改善点は人間が確認し、必要に応じて修正する必要があります。
Q: AIを活用する際には、どのような設定で使うと効果的ですか？
A: AIのプロンプトには、明確な指示を出すことが重要です。例として、以下のプロンプトを活用する方法があります。
契約書の「支払い条件」を抽出し、以下の点をチェックしてください。
1. 支払い期限の明記
2. 支払い金額の明記
3. 支払い方法の明記
