AIで商品提案書を自動生成・修正する実務手順

AIを活用した商品提案書の作成や修正は、ビジネスパーソンにとって効率を大幅に向上させる手段です。ただし、適切な使い方をしないと、誤った情報を含んだ文書が出来上がってしまうため、注意が必要です。この記事では、AIを使った提案書の作成・修正の実務的な手順を紹介します。

AIの使い方を明確に定義する

AIを使って提案書を作成する際には、まず「何を」「どうやって」作成するかを明確にすることが大切です。具体的な要件がないと、AIは目的に合った文書を作成できません。

例えば、営業担当者が新しい商品を提案する際、AIに「商品の特徴」「ターゲット顧客層」「競合との差別化ポイント」などを入力し、それらをもとに提案書を作成してもらうように指示します。このように、AIに「何を書くのか」を事前に定義しておくことで、より正確な文書が作成できます。

ある企業が新商品の提案書を作成する際、以下のような手順でAIを活用しました。

要件定義：商品の特徴や狙いを明確にし、その内容をAIに伝える。
プロンプト作成：「新しい商品『○○』について、ターゲット顧客層は○○で、競合との差別化ポイントは○○です。この情報をもとに、商品提案書を作成してください」というように、具体的な指示を出す。
AIによる原稿作成：AIが指示に従って、原稿を作成。
検品と修正：作成された原稿を担当者が確認し、必要に応じて修正。

このように、AIは「指示に従って作業を行うツール」として、人のサポートがあるうちは非常に効果的です。

AIは、既存の文書を修正するときにも活用できます。例えば、担当者が書いた提案書が、文脈が薄く、読者に伝わりにくいと感じた場合、AIに「この文書を、より明確かつ説得力のあるものに修正してください」と指示を出します。

このとき、指示が曖昧だとAIは「何を修正するか」が分からず、適切な修正をしてくれません。具体的な指示を出すことが重要です。

AIは「完全に自動で文書を作成できる」と思われがちですが、実際には、人間が指示を明確にし、結果を確認・修正する必要があります。AIは単なるツールであり、最終的な判断や責任は人間が持つ必要があります。

また、「AIに任せれば、どんな文書も作成できる」という考えも誤りです。AIは指示に応じて作業を行いますが、その指示が不正確だと、作成された文書も不正確になります。AIを活用するには、その特性を理解し、適切に使いこなす必要があります。

Q1. AIに任せた提案書は、本当に信頼できるか？
A. AIは人間の指示に応じて作業を行います。最終的には、人間が文書を確認し、必要に応じて修正を行う必要があります。信頼性を高めるには、AIの出力に加えて、担当者が内容を確認することが重要です。

Q2. AIはどのくらいの時間で提案書を作成できる？
A. AIの処理速度は非常に速く、数秒から数十秒で原稿を作成できます。ただし、その結果を確認・修正する時間がかかることも考えられます。

Q3. AIによる修正は、どのように行えばよい？
A. 修正を依頼する際は、「具体的に何を修正したいか」「読者に伝えたいメッセージは何か」など、明確な指示を出してください。AIはその指示に従って、最適な修正を行います。

図

AIによる提案書作成フローの図

図

AI修正手順の図

### AIによる提案書作成のプロンプト例

- 「新しい商品『○○』の提案書を作成してください。対象顧客は○○、競合との差別化ポイントは○○です。」

### AIによる修正のプロンプト例

- 「この文書を、より明確かつ説得力のあるものに修正してください。特に○○の部分を強化してください。」

このように、AIは適切に使い方をすれば、非常に実用的なツールになります。手順やプロンプトを正確に設定し、結果を確認・修正する習慣を身につけることで、効率的な業務が可能になります。