AIを申請書作成に活用する際には、単に文章を生成するだけでなく、シナリオ設計という観点から取り組むことが重要です。シナリオ設計とは、申請書の目的や対象者、状況を想定し、それに応じた文章の流れやニュアンスを事前に設計しておくことです。これにより、AIが生成する文章が目的に合ったものになり、申請書の質を高めることができます。
誰に送るかを想定して文章を変える
申請書は、誰に送るのかによって、文のトーンや内容が大きく変わります。例えば、政府機関に提出する場合と、企業に提出する場合では、語り口や説明の深さが異なります。AIに「政府機関向けの申請書を作成してください」と伝えるだけでは、適切な表現が得られません。そこで、シナリオ設計として「この申請書は、厚生労働省に提出するもので、実績と計画を明確に示す必要があります」というように、対象を明確に伝えましょう。
【プロンプト例】
「厚生労働省向けの申請書を作成してください。
対象：2025年から2027年にかけての医療機器開発プロジェクト
内容：実績を基にした計画と、今後の進捗管理体制を示してください。
AIに伝える際の言葉：この申請書は、厚生労働省に提出するもので、
実績と計画を明確に示す必要があります。」誰が読むのかに合わせて説明を変える
申請書の読者層によって、説明の深さや専門用語の使用が変わります。例えば、技術的な審査を行う機関であれば、専門的な表現が適切ですが、一般の審査員であれば、わかりやすく簡潔な説明が求められます。シナリオ設計として、読者層を想定し、それに応じた文章を作成することが重要です。
【プロンプト例】
「一般の審査員向けの申請書を作成してください。
対象：地域の教育支援プロジェクト
内容：地域のニーズと、実施計画をわかりやすく説明してください。
AIに伝える際の言葉：この申請書は、一般の審査員が読むため、
専門用語は避け、わかりやすく説明する必要があります。」申請書の目的を明確にし、その流れを設計する
申請書は、単に内容を書くだけでなく、目的を持って構成することが大切です。例えば、「資金を申請する」という目的であれば、資金の使い道や、なぜその資金が必要なのかを明確に説明する必要があります。シナリオ設計として、目的を明示し、その流れに沿って文章を作成することで、申請書の信頼性が高まります。
【プロンプト例】
「資金支援を受けるための申請書を作成してください。
対象：地域の防災訓練プロジェクト
内容：訓練の必要性、実施計画、資金の使い道を明確に説明してください。
AIに伝える際の言葉：この申請書は、資金支援を受けるためのもので、
資金の使い道とその必要性を明確に示す必要があります。」よくある誤解
AIに申請書を作成させる際によくある誤解は、「AIにただ文章を生成してもらうだけ」という姿勢です。しかし、申請書は、目的に応じた文章が求められるため、シナリオ設計をして、それに沿った文章を作成することが重要です。また、AIが生成した文章に、「この文章は正しいか？」と疑問を持つことも大切です。AIは人間の意図を正確に理解できないため、シナリオ設計がなければ、適切な文章が得られません。
まとめ
- 申請書は、誰に送るのか、誰が読むのか、何のためのものかを明確にし、シナリオ設計をしましょう。
- AIに文章を生成させる際には、目的に応じた表現や説明を意識し、プロンプトに詳細を含めましょう。
- 申請書は、目的と流れに沿った文章が求められるため、シナリオ設計を怠ると、質が低下します。
よくある質問
Q1：AIで申請書を作成する際のコツはありますか？
A：AIに文章を生成させる際には、「誰に送るのか」「誰が読むのか」「何のためのものか」を明確にし、シナリオ設計をしましょう。プロンプトに詳細を含めることで、AIが適切な文章を生成できます。
Q2：AIに申請書を書かせる際、注意すべき点はありますか？
A：注意すべき点は、「AIが生成した文章が正しいか」を確認することです。AIは人間の意図を正確に理解できないため、シナリオ設計がなければ、適切な文章が得られません。また、専門用語や数字は公式サイトで確認しましょう。
Q3：申請書の説明をわかりやすくするにはどうすればいいですか？
A：説明をわかりやすくするには、専門用語を避け、簡潔に説明することが大切です。また、読者層に応じた表現を意識し、シナリオ設計をして、適切な文章を作成しましょう。
