AIツールで計画書の説明資料を自動作成する方法

AIツールを使って、計画書の説明資料を自動で作成する方法を紹介します。ビジネスパーソンが現場で使える実践的な手順と、その際のポイントを解説します。

AIは情報処理が得意なため、社内資料の作成に活かせるツールです。しかし、指示が不十分だと出力が雑になることもあります。正しい使い方を知ることで、時間を節約しながら、品質の高い資料を出力できます。

例えば、新商品開発のための事業計画書を作成する際、AIツールに「新商品の市場分析・競合分析・収益モデルの概要をスライド形式で出力して」と指示します。こうした指示を出すと、AIはスライドのタイトルや各スライドのポイントを自動で整理してくれます。

[AIプロンプト例]
「新商品開発の事業計画書をスライド形式で作成してください。市場規模、競合分析、収益モデル、リスク評価、実施計画の項目を含め、各スライドに簡単な説明を加えてください。」

このプロンプトに従って出力されたスライド資料は、社内でプレゼンする際に使えます。ただし、AIが市場規模の数字を出す際には、その出典を確認する必要があります。

AIツールの多くはテンプレート機能を備えており、プレゼン資料の作成にも活用できます。例えば、プレゼン資料に使う「課題と対応策」のセクションをテンプレートで出力する際、以下のように指示します。

[AIプロンプト例]
「課題と対応策のセクションを作成してください。課題は3点、それぞれの対応策を2項目ずつ含め、それぞれに簡単な説明を加えてください。」

このように指示を出すことで、AIは論理的な構成を自動で作成し、プレゼン資料の見やすさを高めます。

AIツールには、グラフやチャートの作成機能も備わっています。例えば、収益予測のグラフを作成する際には、以下のように指示します。

[AIプロンプト例]
「収益予測のグラフを作成してください。2025年から2028年の年間収益をプロットし、成長率を示してください。」

このプロンプトに従って出力されたグラフは、資料に貼り付けることもできます。ただし、グラフの精度はAIが理解した内容に依存するため、数値の詳細は事前に明確にしておく必要があります。

AIは非常に優れた情報処理能力を持っていますが、すべての業務を代替することはできません。特に、人間の判断や社内でのコミュニケーションが求められる業務では、AIの補助として使うのが適切です。

AIが作成した資料は、すぐに使えるとは限りません。出力された内容の正確性や表現の適切性を確認する必要があります。特に、社内資料として提出する場合は、上司や同僚のチェックを必ず行いましょう。

AIは「人間の代わりに考える」のではなく、「人間の指示をもとに整理する」ものです。そのため、指示が明確でない場合、出力が雑になったり、誤った情報が含まれることがあります。

A1: はい、社内で使えるが、必ず事前に社内でチェックし、必要に応じて改稿・検品を行う必要があります。特に、数字や固有名詞は出典を確認してください。

A2: はい、AIツールに「社内資料」と伝えると、内容の表現がより丁寧になったり、社内用のフォーマットに合わせた出力になることがあります。指示に「社内資料」と明記すると、より適切な出力になります。

A3: はい、AIツールは資料の作成だけでなく、改稿にも活用できます。例えば、既存の資料を読み込んで、誤った表現を修正したり、論理的に整理したりすることが可能です。ただし、社内で確認することが重要です。