AIはビジネスの現場で活用できるツールですが、指示が曖昧だと出力結果が期待通りにならないことがあります。特に日本語で指示を出す場合、仕事の現場で使われる「表現の仕方」がとても重要です。ここでは、AIに外部向け資料を作成してもらう際の「日本語指示のポイント」を実例とともに紹介します。実務でAIを使うビジネスパーソンにとって、即戦力になる知識が詰まっています。
説明をしっかり入れる：「この資料は何のために使うのか」をAIに伝える
資料を作成する目的が明確でないと、AIは適切な内容を出力できません。たとえば、営業資料を作成する際には、相手の担当者がどの部署に所属しているのか、どんな情報が必要かを明記すると、資料の質が上がります。
例：「この資料は、東京支社の新規顧客獲得のための説明資料です。担当者は営業部の小林さんです。」
このように、相手の立場と目的を伝えることで、AIが適切な言葉やフォーマットを選べるようになります。
使われている言葉は、AIが理解できるようにする
AIは「わかりやすい言葉」を好む傾向があります。専門用語を使う場合は、その意味を簡単な言葉で説明する必要があります。たとえば、「ROI（投資収益率）」という言葉を使うなら、その意味を「投資したお金に対してどれだけ利益が出るかを示す数値」と説明すると、AIが理解しやすくなります。
実例：
「この資料に「ROI」という言葉が使われています。ROIは、投資したお金に対してどれだけ利益が出るかを示す数値です。」
このように、専門用語を「AIが理解できる言葉」に変換すると、出力結果がより正確になります。
仕様を数字で示す：フォントや字数など、具体的な指示を明記
AIは「具体的な指示」を好む傾向があります。フォントの種類や文字数、余白の幅など、細かい設定を明記すると、出力結果が仕様に合います。
例：
「この資料はA4サイズで作成してください。タイトルは30ptの明朝体、本文は12ptのゴシック体で、1行を12文字とします。」
このような具体的な指示を出すことで、AIが適切なフォーマットで資料を作成できるようになります。
実用例：
「この資料はA4サイズで作成してください。
タイトルは30ptの明朝体、本文は12ptのゴシック体で、
1行を12文字とします。
余白は上下左右ともに2cmです。」 このように、具体的な設定を出すことで、AIが正確にフォーマットを反映してくれます。
よくある誤解
誤解1：「AIに指示を出すのは難しい」と思っている
AIは指示を出すのが得意なツールです。指示が曖昧だと出力結果が不安定になるだけで、指示が明確であれば、AIも適切に処理してくれます。
誤解2：「AIは人間の指示を理解できない」と思っている
AIは人間の言葉を理解する能力がありますが、指示が曖昧だと誤解してしまうことがあります。そのため、指示は「わかりやすく」、「具体的に」出す必要があります。
誤解3：「AIは日本語の表現を理解できない」と思っている
AIは日本語の表現を理解する能力がありますが、専門用語を使う場合は意味を説明する必要があります。
誤解4：「AIは数字やフォントの設定を理解できない」と思っている
AIは数字やフォントの設定を理解できますが、指示が曖昧だと誤ったフォーマットで出力してしまうことがあります。
まとめ
- 説明をしっかり入れて、AIが「この資料は何のために使うのか」を理解させる
- 使われている言葉は、AIが理解できるように説明する
- 仕様を数字で示して、フォントや字数など、具体的な指示を明記
- AIは人間の指示を理解する能力があるが、指示が曖昧だと誤解してしまうことがある
よくある質問
Q1：AIに資料を作成してもらう際、指示を出すのが難しいのはなぜですか？
A：AIは指示を出すのが得意なツールですが、指示が曖昧だと出力結果が不安定になることがあります。そのため、指示は「わかりやすく」、「具体的に」出す必要があります。
Q2：AIに専門用語を使う際、どのように対応すればよいですか？
A：専門用語を使う場合は、その意味を簡単な言葉で説明する必要があります。たとえば、「ROI（投資収益率）」という言葉を使うなら、その意味を「投資したお金に対してどれだけ利益が出るかを示す数値です」と説明すると、AIが理解しやすくなります。
Q3：AIにフォントや余白などの設定を出す際、どのようにすればよいですか？
A：フォントや余白などの設定は数字で示すと、AIが正確に処理してくれます。たとえば、「この資料はA4サイズで作成してください。タイトルは30ptの明朝体、本文は12ptのゴシック体で、1行を12文字とします。余白は上下左右ともに2cmです。」と指示すると、AIが適切なフォーマットで資料を作成できます。
