AIを販売支援資料に使っていると、思ったよりうまくいかないことがあります。特に日本語の指示がうまく伝わらないと、生成された資料が目的に合いません。ここでは、AIに販売資料を作らせるときの日本語のコツを、実例とともにご紹介します。すぐに使えるプロンプトや設定の例も載せています。
指示文に「目的」を明記する
AIは目的が分からないと、適切な資料を作れません。例えば「新商品の説明資料を作成してください」とだけ書くと、AIは「どんな説明がいいか」を判断できません。その代わりに、「新商品の特徴を伝えながら、顧客の疑問に答えられる説明資料を作成してください」と指示すると、より具体的な内容になります。
例え話すると、料理のレシピを書くとき、ただ「料理を作れ」と書くより、「この食材を使って、家族に喜ばれるカレーライスのレシピを作成してください」と書いたほうが、AIにイメージが伝わりやすくなります。
指示文に「読者」を指定する
AIが作る資料は、誰に向けて作るかを明記してあげると、より良い結果になります。例えば、BtoB向けの営業資料を作成する場合は、「中小企業向けの営業担当者に向けた、新製品の特徴と導入メリットをまとめた資料を作成してください」と指定すると、AIが適切な語り口や情報量を調整してくれます。
また、読者の知識レベルを意識することも大切です。専門知識がない読者向けには、専門用語を避け、わかりやすい表現を使うように指示します。一方で、専門家向けには、技術的な説明を加えるように指示できます。
指示文に「形式」を明記する
資料の種類によって、AIの出力が大きく変わります。例えば、スライド資料と資料書は、構成や言葉の選び方が異なります。指示文に「スライド資料にまとめた説明資料を作成してください」と書くことで、AIが適切なフォーマットで出力してくれます。
実例としては、商品の特徴を簡潔にまとめたスライド資料と、詳細な説明を含んだ資料書を分けて作成するのも有効です。また、資料の長さも指定することで、AIの出力量を調整できます。例えば、「10枚のスライドにまとめた資料を作成してください」と指定すると、AIはコンパクトに情報をまとめます。
指示文に「スタイル」を指定する
資料のスタイルもAIの出力に大きく影響します。例えば、営業資料には説得力のある文体が求められ、マニュアルには客観的な説明が求められます。指示文に「説得力のある文体で、読者に新製品の価値を伝える資料を作成してください」と書くことで、AIが適切なトーンで資料を作ってくれます。
また、企業のブランドイメージに合った文体も意識すると良いです。例えば、親しみやすいトーンで書くか、ビジネス向けに丁寧な表現で書くか、指示文で明記すると、AIが企業の雰囲気を反映した資料を作ってくれます。
よくある誤解
AIに販売資料を作らせるとき、よくある誤解は「AIが完璧な資料を作ってくれる」と思ってしまうことです。実際には、AIは指示文の質によって出力が大きく変わります。そのため、指示文を丁寧に作ることで、AIをよりよく使いこなすことができます。
また、「AIがすべてをやってくれる」と考えると、自分の判断や作業を疎かにすることがあります。AIは補助ツールであり、最終的な資料作成は人間が行う必要があります。指示文を明確にし、AIの出力を基に資料を調整することが重要です。
まとめ
- 指示文に「目的」「読者」「形式」「スタイル」を明記すると、AIが適切な資料を作ってくれます。
- 誤った指示文は、AIの出力を大きく変えるため、丁寧に作ることが大切です。
- 資料作成はAIの補助ツールであり、最終的な調整は人間が行う必要があります。
よくある質問
Q1: AIに指示文を書くとき、どのような言葉を使えばいいですか？
A: 「説得力のある」「わかりやすい」「説明を詳しく」「簡潔に」「導入メリットを強調する」など、目的に合った表現を使います。たとえば、
「中小企業向けの営業担当者に向けた、新製品の特徴と導入メリットを伝え、説得力のある説明資料を作成してください。 このように指示文を書くと、AIが適切な資料を作ってくれます。
Q2: AIに資料を作らせるとき、何枚のスライドにまとめればいいですか？
A: 一般的には5〜10枚のスライドが適切ですが、指示文に「10枚のスライドにまとめた資料を作成してください」と明記すると、AIが適切に構成してくれます。
Q3: AIに資料を作らせるとき、専門用語は使わないほうがいいですか？
A: 読者の知識レベルによって使い分けます。専門家向けには専門用語を使い、一般向けにはわかりやすい表現を使います。指示文に「専門用語を避け、わかりやすい表現で説明してください」と書くと、AIが適切な文章を作ってくれます。
