会議録をAIで作成する際のポイントは「敬語の使い分け」です
会議録をAIで作成する際、日本語の敬語を正しく使うことが求められます。特に、社内で使われる会議録は、社外への提出や上司への報告として重要です。AIが敬語を誤って使ってしまうと、誤解や不快感を生じる可能性があります。
そのため、AIに敬語を正しく使いこなさせるには、いくつかの手順と設定が必要です。
ここでは、AIが日本語の敬語を正しく使うための実用的な手順を紹介します。
AIで会議録を作成する際の「敬語の使い分け」の具体例
誰に向けた会議録かで敬語が変わる
例えば、社長への報告書と社員同士の会議録では、使う敬語のレベルが異なります。社長への報告書では「ご報告いたします」など、丁寧な表現が求められますが、社員同士の会議録では「報告します」など、やや控えめな表現が適切です。
会議の内容によって敬語の種類が変わる
「社長の指示を伝える」という内容では、「お伝えいたします」が適切ですが、「部下の意見を聞く」という内容では、「ご意見を伺います」が適切です。内容によって敬語の種類が変わるため、AIにはその文脈を理解させる必要があります。
プロンプトで「敬語のレベル」を指定する
「以下を敬語でお願いします」など、明確な指示を出すことで、AIが適切な敬語を使うようになります。
例:
会議の内容を社長へ報告するための会議録を、丁寧な敬語で作成してください。
AIが敬語を誤って使う「よくある誤解」
1. すべての場面で「丁寧な敬語」が適切とは限らない
AIは「丁寧な敬語」を常に使おうとする傾向がありますが、それが必ずしも正しいわけではありません。例えば、社内での会議録では、過度な敬語を使うと、雰囲気がぎこちなくなることがあります。
2. 一つの文に複数の敬語を混ぜてもよい
AIは「お～いします」などの表現を混ぜると、文脈が混乱してしまうことがあります。そのため、一文に複数の敬語を混ぜるのは避けてください。
3. 他社の会議録を参考にしても、AIは必ず正確に再現できない
他社の会議録を参考にしても、AIはその文脈や背景を完全に理解できないため、正確に再現することはできません。そのため、AIの出力を「人間のチェック」で補う必要があります。
まとめ
- AIで会議録を作成する際は、敬語の使い分けが重要
- 会議の内容や相手に応じて、AIに「丁寧」や「控えめ」などの指示を出す
- AIの出力を「人間のチェック」で補うことで、誤りを防ぐことができる
よくある質問
Q1: AIに敬語を正しく使うように設定するにはどうしたらいいですか？
A1: 以下のプロンプトでAIに指示を出してください。
会議の内容を社長へ報告するための会議録を、丁寧な敬語で作成してください。 Q2: AIが敬語を誤って使うときはどうすればいいですか？
A2: AIの出力を人間がチェックし、誤りがあれば修正してください。特に、社長への報告書などでは、誤った敬語が致命的になる可能性があります。
Q3: AIが敬語を理解するには、事前にどんな設定が必要ですか？
A3: AIには、会議の内容や相手、目的など、文脈を理解させる必要があります。例えば、以下の設定を追加すると、AIが敬語をより正しく使うようになります。
会議は、社長への報告書として作成します。 
