AIを活用して文書を書く際の基本的な考え方
AIをビジネスに活かすには、「目的が明確で、AIの限界を理解している」ことが重要です。
AIは情報を整理し、文章を生成する力はありますが、事実の検証や独自の判断はできません。
そのため、AIに任せることと人間の役割を分けることが、効率的な作業につながります。
AIで文章を書く際の3つのステップ（例：営業文書の作成）
AIに任せることを決める（例：「AIで営業メールを書く」）
例え話：
ある営業マンは、毎日30件の営業メールを送る必要があります。
しかし、メールの内容を毎回手書きするのは時間がかかり、ミスもしやすいです。
そこで、AIにテンプレートを作成させ、文章を生成することで、作業時間を短縮しました。
AIに任せることで、文章の形や構成を整えることができますが、内容の正確性や適切性は人間の責任です。
また、AIは数字や固有名詞は出典を示すものだけを出力します。
分からないことは、「分からない」と正直に書くことが求められます。
AIに任せた文章を検品する（例：AIが作った営業メールを確認）
具体例：
AIが作成した営業メールは、「貴社のニーズに合わせた提案をいたします」と書かれていました。
しかし、「ニーズ」の定義が曖昧で、読者には何を示すべきか分からない状態でした。
そこで、検品者（同僚）が「何をすべきか」を明確に指摘し、内容を改善しました。
検品は愛です。
AIが生成した文章を他の人が読むことで、誤りや曖昧な表現が見つかりやすくなります。
「何をすべきか」を明確に書くことが、文章の力になります。
AIに任せた文章を改稿・提案する（例：AIが作った文章をさらに改善）
例え話：
AIが作成した文章は、「今後の対応についてご検討ください」と書かれていました。
しかし、「対応」の内容が曖昧で、読者には具体的な行動を促すことができません。
そこで、改稿者（リーダー）が「今後の対応として、次の3点をご検討ください」と明確にしました。
改稿は文章の質を高めるための重要な作業です。
AIが生成した文章は、基本的な構成を整えるのに適していますが、具体性や説得力は人間の力が必要です。
よくある誤解
AIがすべてを解ってくれると思っている
誤解の例：
「AIに文章を書かせて、すべてを任せれば、効率が上がる」と考える人がいます。
しかし、AIは数字や固有名詞を出力する際は出典が必要で、誤った情報を出力することはできません。
また、AIは独自の判断や創造力を備えていません。
正しい理解：
AIは情報を整理し、文章を生成する力がありますが、内容の正確性や適切性は人間が確認する必要があります。
まとめ
- AIに任せることと人間の役割を分けることが効率的な作業につながる
- AIが生成した文章は検品や改稿が必要で、誤りを見つけ、改善することが重要
- AIは数字や固有名詞は出典を示すものだけを出力し、分からないことは正直に書くことが求められる
よくある質問
Q1: AIに文章を書かせる際、絶対に正しい情報を出力してくれるの？
A1:
AIは出典が明確な情報であれば正しい情報を出力しますが、分からないことは「分からない」と正直に書く必要があります。
数字や固有名詞は出典を示すものだけを出力します。
Q2: AIに任せた文章を検品する必要はあるの？
A2:
検品は愛です。
AIが生成した文章は、誤りや曖昧な表現が含まれている可能性があります。
他の人が読むことで、改善点が見つかりやすく、文章の質が上がります。
Q3: AIで文章を書く際、絶対に同じ文章を出力するの？
A3:
AIは同じ質問に対して同じ文章を出力することがあります。
しかし、文章の内容が曖昧な場合は、改稿や提案によって、より具体的な文章に改善することができます。
「何をすべきか」を明確に書くことが、文章の力になります。
